Informarea initiala cu privire la prelucrarea datelor

Ca masura generala impusa de GDPR, operatorul trebuie sa demonstreze respectarea principiilor ( legalitate, echitate si transparenta , limitari legate de scop , reducerea la minimum a datelor , exactitate , limitari legate de stocare , integritate si confidentialitate ). Operatorul este responsabil de respectarea principiilor GDPR si trebuie sa poata demonstra aceasta respectare ( responsabilitate ).

Departamentul de resurse umane prelucreaza date cu caracter personal atat ale angajatilor societatii, cat si ale unor terte persoane (spre exemplu, viitori angajati, fosti salariati etc.).

Informarea initiala cu privire la protectia datelor se va realiza mai inainte de colectare si difera in functie de sursa colectarii. Daca sunt colectate de la persoana vizata, informarea trebuie sa contina ceea ce prevede art. 13 din GDPR. Daca sunt colectate de la terte persoane sau prin intermediul unor alti operatori, informarea trebuie sa contina elementele prevazute la art. 14 din GDPR. Trebuie totusi sa precizam ca informarea salariatilor nu este obligatorie pentru prelucrarile curente care se realizeaza in temeiul executarii contractului individual de munca.
Informarea salariatilor este obligatorie ori de cate ori prelucrati date cu caracter personal care ii vizeaza. Dreptul de a fi informat se refera la obligatia de a furniza informatii corecte de prelucrare , de regula printr-o notificare, in scris. Acesta subliniaza transparenta in ceea ce priveste modul in care sunt utilizate datele cu caracter personal. Prin dreptul de a fi informat, GDPR stabileste informatiile care trebuie furnizate si cand trebuie subiectii prelucrarii datelor cu caracter personal sa fie informati.

Principalele categorii de informatii care trebuie furnizate in situatia in care acestea au fost obtinute direct de la salariat, conform art. 13 din GDPR, sunt:

Trebuie sa furnizati salariatului o serie de informatii suplimentare, necesare pentru a asigura transparenta prelucrarii:

Daca dumneavoastra, ca operator, doriti sa prelucrati datele cu caracter personal si/sau intr-un alt scop decat cel pentru care acestea au fost colectate, atunci, inainte de orice prelucrare ulterioara, sunteti obligati sa furnizati salariatilor toate informatiile relevante privitoare la scopul sau scopurile secundare.

Exceptiile de la dreptul salariatilor de a fi informati sunt urmatoarele:

• daca si in masura in care angajatorul detine deja informatiile respective (in situatiile in care informatiile au fost obtinute direct de la acesta, precum si atunci cand acestea au fost obtinute din alte surse);
• furnizarea acestor informatii se dovedeste a fi imposibila sau ar implica eforturi disproportionate, in special in cazul prelucrarii in scopuri de arhivare in interes public, in scopuri de cercetare stiintifica sau istorica ori in scopuri statistice, sub rezerva conditiilor si a garantiilor corespunzatoare (masuri tehnice si organizatorice corespunzatoare (spre exemplu, pseudonimizarea), respectarea principiului reducerii la minimum a datelor), sau in masura in care informarea salariatului este susceptibila sa faca imposibila sau sa afecteze in mod grav realizarea obiectivelor prelucrarii respective;
• obtinerea sau divulgarea datelor este prevazuta in mod expres de legislatia in materie; sau
• in cazul in care datele cu caracter personal trebuie sa ramana confidentiale in temeiul unei obligatii statutare de secret profesional reglementate de dreptul Uniunii sau de dreptul intern, inclusiv al unei obligatii legale de a pastra secretul.