Sunt de acord cu politica de cookie
X

Autentificare cont

Tine-ma minte

Ati uitat parola? Click aici pentru a recupera user/parola

Nu aveti cont?
X

Recuperare user/parola

Te rugam sa introduci adresa de email pe care ai folosit-o la inregistrarea contului tau.

X

Deblocare automata cont

Te rugam sa introduci adresa de email pe care ai folosit-o la inregistrarea contului tau.

Autentificare Inregistrare cont
Portal actualizat la 1 Iunie 2020
Contine toate actele normative din domeniu, actualizate la zi - parteneriat Legis
portalprotectiadatelor.ro Un produs marca Rentrop&Straton

Statele de salarii


Statul de salariu este un document financiar-contabil care se intocmeste lunar, ce trebuie sa se gaseasca in orice societate cu salariati si serveste ca:
  • document pentru calculul drepturilor banesti cuvenite salariatilor, precum si al contributiilor si al altor sume datorate;
  • document justificativ de inregistrare in contabilitate.
Acesta se intocmeste intr-un exemplar sau in doua exemplare, dupa caz, lunar, pe sectii, ateliere, servicii etc., pe baza documentelor de evidenta a timpului lucrat efectiv, a documentelor de centralizare a salariilor individuale pentru muncitorii salarizati in acord etc., a evidentei si a documentelor privind retinerile legale, a listelor de avans chenzinal, concediilor de odihna, certificatelor medicale.

1. Completare

Statul de salarii se semneaza, pentru confirmarea exactitatii calculelor, de catre persoana desemnata special in acest sens care determina salariul cuvenit si intocmeste statul de salarii (de regula, contabilul societatii).

Retineti ca accesul la documentele ce contin date cu caracter personal trebuie sa fie limitat dor un numar minim de persoane sa le poata accesa, exclusiv in functie de necesitatile aferente scopului pentru care se intocmeste.

2. Circulatie

Referitor la circulatia statului de salarii, se remarca aspectele potrivit carora documentul circula:
  • la persoanele autorizate sa exercite controlul financiar preventiv si sa aprobe plata (exemplarul 1);
  • la casieria unitatii pentru efectuarea platii sumelor cuvenite (exemplarul 1), dupa caz;
  • la compartimentul financiar-contabil, pentru inregistrarea in contabilitate (exemplarul 1);
  • la compartimentul care a intocmit statele de salarii (exemplarul 2), care va servi la acordarea vizei atunci cand se solicita plata salariilor neridicate, dupa caz.
De retinut ca transmiterea statelor de salarii intre diferitele compartimente ale societatii trebuie sa respecte cerintele GDPR.

3. Arhivare

Statul de salarii se arhiveaza, potrivit pct. 38 din O.M.F.P. nr. 2.634/2015 privind documentele financiar contabile, pe o perioada de 50 de ani:
  • la compartimentul financiar-contabil, separat de celelalte acte justificative de plati (exemplarul 1);
  • la compartimentul care a intocmit statele de salarii (exemplarul 2), dupa caz.
Raportat la durata indelungata de timp in privinta caruia legea impune pastrarea lor, apreciem necesar a fi instituite masuri tehnice si organizatorice in vederea prevenirii pierderii, stergerii, alterarii in orice mod a documentelor.

4. Continut

Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul:
  • denumirea unitatii, sectiei, serviciului etc.;
  • denumirea formularului; intocmit pentru luna, anul;
  • numele si prenumele; venitul brut; contributia individuala de asigurari sociale; contributia individuala la bugetul asigurarilor pentru somaj; contributia pentru asigurari sociale de sanatate; cheltuieli profesionale; venitul net; deducere personala de baza; deduceri suplimentare; venitul baza de calcul; impozitul calculat si retinut; salariul net;
  • semnaturi: conducatorul unitatii, conducatorul compartimentului financiar-contabil, persoana care il intocmeste.
De asemenea, statul de plata poate fi generat de un program informatic privind calculul salariilor. Astfel, daca aveti un soft pentru calculul salariilor, el va cuprinde la randul sau o modalitate de realizare si tiparire a unui stat de plata.

In acest caz, ar trebui sa se asigure ca transmiterea statelor de salarii prin e-mail sa se efectueze intr-un mod securizat cu parola catre toti angajatii, imediat dupa finalizarea calcului lunar.

De asemenea, atunci cand salariatii isi incaseaza salariul intr-un cont bancar, angajatorul trebuie sa transmita statele de salarii acesteia, in fisiere si dispozitive criptate, in vederea alimentarii cardurilor salariatilor.

In vederea asigurarii confidentialitatii datelor si informatiilor, precum si pentru pastrarea in siguranta a acestora, in cadrul activitatii curente a departamentului de salarizare trebuie sa fie avut in vedere un complex de masuri tehnice, informatice, organizatorice, logistice, proceduri si politici de securitate prin care sa se asigure nivelul minim de securitate prevazut de GDPR.

De asemenea, este necesar sa instituiti masuri tehnice si organizatorice adecvate pentru protejarea datelor cu caracter personal impotriva distrugerilor accidentale sau ilegale, pierderii, modificarii, dezvaluirii sau accesului neautorizat, fiind necesar a fi desemnate persoane responsabile in acest sens.

Masurile tehnice si organizatorice pot fi orientate pe diverse directii de actiune, cum ar fi, spre exemplu:
  • identificarea si autentificarea utilizatorului (introducerea unui cod de identificare + modalitate de autentificare pe baza unei parole);
  • tipul de acces (administrare, introducere, prelucrare, salvare etc.);
  • executia copiilor de siguranta;
  • computerele si terminalele de acces;
  • fisierele de acces;
  • instruirea personalului.

Newsletter portalprotectiadatelor.ro

Top 3 studii de caz bazate pe amenzile GDPR

Ramai la curent cu toate solutiile propuse de specialisti.
Aboneaza-te ACUM la Newsletterul portalprotectiadatelor.ro si primesti cadou Raportul special "Top 3 studii de caz bazate pe amenzile GDPR"!

Da, doresc sa ma abonez si sa primesc informatii despre produsele, serviciile, evenimentele etc. oferite de Rentrop & Straton. Termeni si conditii de utilizare a site-ului Nota de informare

x