Sistem Intern de Management al Documentelor - pentru primarii

Evidenta comunicarilor si corespondenta in program informatic

Beneficiile unui astfel de sistem informatic constau in:

• proiectarea rapida si flexibila, realizarea, implementarea si operarea noilor strategii si procese;
• protectia investitiei IT este asigurata prin integrarea sistemelor informatice existente, putand oferi in acelasi timp un cadru pentru adaugarea unor noi solutii in viitor;
• costuri optimizate solutiile pot fi integrate si standardizate, ajutand la optimizarea costurilor de implementare;
• decizii eficiente prin oferirea unui acces in timp real asupra tuturor informatiilor necesare, intr-un mediu integrat si securizat etc.

Un astfel de program poate permite accesarea simultana a aceleiasi optiuni din program de catre un numar nelimitat de utilizatori, iar protectia sistemului poate fi asigurata prin parole la nivel de utilizator, cu acces structurat pe mai multe niveluri, asigurand independenta fiecarui departament dar si controlul total, impreuna cu integrarea datelor in sistemul central.
Sistemul Intern de Management al Documentelor poate cuprinde mai multe module si poate fi extrem de util in special Directiei de Comunicare si Relatii Publice/Registratura.

Cu ajutorul acestuia ar putea fi efectuate urmatoarele operatiuni:

• Adaugare document intrare - documentele de intrare sunt acele documente venite din afara institutiei (in general sub forma de cereri) si care se inregistreaza de obicei la registratura. Dupa ce aceste documente sunt rezolvate (favorabil, nefavorabil sau partial) ele pot aparea in lista documentelor de expediat pentru a fi trimise petentilor ca raspuns. Daca nu este nevoie de raspuns sau nu se raspunde pe acelasi numar de inregistrare atunci aceste documente se vor rezolva intern . Exemplu de document de intrare: Cerere ajutor social etc.

Cu ocazia inregistrarii documentelor astfel sunt necesare a fi introduse o serie de date cu caracter personal, si anume: provenienta, CNP, numarul si data actului, adresa, telefon, tip act, continut, directia/compartimentul/serviciul la care trebuie sa ajunga, termen de solutionare, nr. dosar etc.

Documentul astfel inregistrat se poate transmite persoanei careia ii este destinat in baza organigramei institutiei. De asemenea, documentul inregistrat se poate consulta sau opera in sensul ca se afiseaza date generale despre document, circulatia documentului si o lista a documentelor conexe.

Ulterior solutionarii cererii expeditia se poate realiza prin urmatoarele modalitati: direct, fax, e-mail, posta recomandata, posta cu confirmare de primire, posta strainatate, clasat. In acest caz vor fi inregistrate in sistem elemente precum: mod rezolvare, rezolutie, mod expeditie, cine face expeditia.

• Adaugare documente iesire - documentele de iesire sunt acele documente care sunt generate din oficiu in cadrul institutiei si sunt trimise catre exterior. Dupa ce aceste documente sunt rezolvate, ele apar in lista documentelor de expediat pentru a fi trimise petentilor. Exemplu de documente de iesire: adeverinta, adresa etc. Datele cu caracter personal prelucrate in context sunt aceleasi cu cele prezentate mai sus.
• Adaugare document intern - documentele interne sunt acele documente care circula doar in cadrul institutiei, ele nefiind trimise in afara acesteia. Exemplu de documente interne: nota interna, cerere concediu etc. Datele cu caracter personal inserate vizeaza: numele destinatarului, provenienta, tip act, numar dosar etc. Procedura mentionata mai sus este aplicabila corespunzator si in privinta documentelor interne.
• Afisare registru pot fi vizualizate toate documentele inregistrate in registrul unic al institutiei regasindu-se urmatoarele informatii: Informatii document: numar cerere, numar registru, date, provenienta, e-mail, adresa, tip act, cuprins, eventuale observatii, data expeditiei, indicativ dosar arhiva, CNP, telefon, utilizatorul curent etc.; Circulatie; Documente conexe; Comentarii; Distributie; Fisiere etc.

Alte module ale sistemului informatic pot fi:

• Modificare documente situatie in care utilizatorul autentificat poate modifica urmatoarele date: provenienta, cuprins, termen de rezolvare, adresantul, tipul actului etc.
• Operare documente in cadrul acestei sectiuni apar toate documentele, indiferent de tipul lor, care nu au fost trimise sau rezolvate in momentul inregistrarii lor de catre utilizatorul autentificat. Tot aici apar documentele care au fost primite pentru a fi rezolvate fie de la registratura, fie de la o persoana din cadrul organigramei. De asemenea, dupa caz, utilizatorul autentificat poate vizualiza si opera documentele trimise spre rezolvare unui alt utilizator din cadrul organigramei care il are ca utilizator superior.

• Consultare documente - in cadrul sectiunii apar toate documentele pe care utilizatorul autentificat le-a primit spre consultare sau dupa caz documentele trimise spre consultare unui alt utilizator din cadrul organigramei care il are ca utilizator superior; pentru fiecare document in parte se pot vizualiza fisierele atasate si se poate raspunde.
• Borderou trimitere se pot vizualiza documentele trimise de catre utilizatorul autentificat catre o anumita persoana din cadrul institutiei, vizualizarea documentelor se va face in functie de perioada introdusa de catre utilizator. Se foloseste pentru predarea documentelor fizice pe baza unei semnaturi de primire.
• Borderou consultare se pot vizualiza documentele trimise spre consultare de catre utilizatorul autentificat catre o anumita persoana din cadrul institutiei, vizualizarea documentelor se va face in functie de perioada introdusa de catre utilizator. Se foloseste pentru predarea documentelor fizice pe baza unei semnaturi de primire.
• Borderou expeditie pot fi vizualizate documentele trimise spre expeditie de catre utilizatorul autentificat catre o anumita persoana din cadrul institutiei care are drept de expeditie: vizualizarea documentelor se va face in functie de perioada introdusa de catre utilizator. Se foloseste pentru predarea documentelor fizice pe baza unei semnaturi de primire.
• Expediere documente - vor aparea toate documentele de intrare (ex: cerere etc.) care au fost rezolvate. De asemenea, vor aparea si documentele de iesire (ex: adresa) care au fost rezolvate.
• Distributie documente se poate cauta un document pe care doriti sa-l retrimiteti sau sa inregistrati confirmarea de primire.
• Inregistrare confirmare/retrimitere
• Borderou corespondenta borderou al documentelor expediate;
• Documente expirate - va contine toate documentele ale caror termene de rezolvare au fost depasite.
• Documente urgente - va contine toate documentele, atat cele interne, cat si cele intrate, ale caror termen de rezolvare este mai mic decat numarul de zile introdus de utilizator.

Solutiile oferite de astfel de programe informatice sunt binecunoscute. La fel si beneficiile acestora, care pot fi vazute la fiecare nivel al utilizarii acestuia.

Dincolo de aceste beneficii, avantaje practice si eficienta unui astfel de soft, in contextul GDPR, acesta trebuie sa fie foarte bine securizat, intrucat opereaza cu o avalansa de date cu caracter personal, astfel incat un eventual incident ar putea produce consecinte devastatoare, nu doar pentru institutie, ci si pentru persoanele vizate.

Important! Majoritatea softurilor au atasate o baza de date (nivel de persistenta/spatiul in care sunt stocate informatiile), interna sau externa (local sau extern - Cloud) care poate fi compromisa. Spre exemplu, exista posibilitatea de a nu mai putea fi accesata la un moment dat sau in cazul unui incident de securitate. La softurile stocate local, posibilitatea de atac este mai mica.

Recomandare: In scopul asigurarii respectarii, din punct de vedere practic, a interdictiei accesului neautorizat, recomandam ca doar anumite persoane sa aiba acces la acestea, accesarea a cat mai putine site-uri care pot fi malitioase/restrictionarea accesului la acestea, instalarea unui antivirus si antimalware sau poate fi instalat pe o masina virtuala care are acces doar la softul respectiv, care sa fie accesata pe baza unei parole de acces de un numar limitat de persoane.

Este necesar ca in cadrul primariei sa fie redactate proceduri care sa prevada modalitatea de utilizare a unor astfel de programe, cine are acces, precum si nivelurile de acces la programe. Desigur ca trebuie sa puneti in aplicare masuri tehnice si organizatorice adecvate pentru a asigura ca, in mod implicit, sunt prelucrate numai datele cu caracter personal care sunt necesare pentru fiecare scop specific al prelucrarii.

De asemenea, este necesara identificarea si descrierea, prin procedura speciala, a proceselor care se finalizeaza cu colectarea si procesarea datelor personale, in asa fel incat sa fie colectate si procesate doar datele personale care sunt necesare pentru desfasurarea activitatii.

Important! In cazul in care apelati la furnizori de sisteme informatice, relatia dumneavoastra cu acestia, conform GDPR, se circumscrie relatiei de operator (angajator) furnizor (persoana imputernicita).