Publicarea datelor cu caracter personal in cadrul studiilor monografice

Intrebare: Ne confruntam cu o situatie deosebita, dar totusi specifica domeniului prelucrarii datelor cu caracter personal in domeniul invatamantului superior. In mod concret, persoane cu statut de angajati ai universitatii noastre redacteaza in prezent un studiu monografic al activitatii din domeniul artelor plastice. Studiul respectiv contine cu necesitate o varietate de date cu caracter personal ale artistilor plastici din zona, in particular in ceea ce ii priveste pe artistii care au absolvit studiile la Facultatea de Arte din cadrul universitatii noastre, studiul vizand in principal activitatea publica a artistilor plastici respectivi (participari la expozitii de arta, opere publicate, articole aparute in presa etc.). O mare parte a persoanelor ale caror date cu caracter personal apar in studiu au contribuit chiar ele, in mod direct, la realizarea acestuia prin trimiterea benevola de date privind activitatea lor artistica personala. Dar in studiu este inclusa si activitatea artistica publica a unor persoane care nu au putut fi contactate de autorii studiului, multe dintre respectivele persoane fiind in prezent fie plecate din zona, posibil chiar din tara, fie chiar decedate. Insa omiterea mentionarii activitatii persoanelor ce nu au putut fi contactate ar putea afecta grav caracterul de monografie al studiului intreprins, studiul nemaiputand fi considerat o monografie daca ar prezenta domeniul studiat in mod incomplet. Autorii studiului in cauza intentioneaza si sa il publice sub forma de carte la editura universitatii noastre. Intrebarea noastra in acest caz priveste caracterul necesar, sau nu, al obtinerii consimtamantului informat al tuturor persoanelor mentionate in cadrul studiului cu privire la prelucrarea si publicarea datelor lor cu caracter personal, date fiind derogarile si exceptiile mentionate ca fiind posibile in cazul activitatilor stiintifice si artistice atat in cadrul GDPR(art. 85, art. 89 etc.) cat si in Legea 190/2018(art. 7, art. 8). Un aspect particular al situatiei consta in intentia autorilor de a utiliza in cadrul studiului o lista a absolventilor Facultatii de Arte din cadrul Universitatii noastre, cu intentia de a urmari si documenta mai apoi activitatea artistica publica a fiecarui absolvent in parte. In ce conditii ar putea fi folosita o astfel de lista in cadrul elaborarii unui astfel de studiu si, eventual, in ce conditii ar putea fi si publicata mai apoi lista respectiva in cadrul cartii pentru a ilustra modul de efectuare a studiului si metodele utilizate, ca si pentru a proba caracterul complet, monografic, al respectivului studiu? Din punct de vedere practic este putin probabil sa poata fi realizata contactarea in timp util a tuturor absolventilor din respectiva lista pentru a-si acorda consimtamantul informat in aceasta privinta.