Pe ce baza, in ce scop si pentru cat timp procesam datele cu caracter personal?

Casele sau birourile de schimb valutar prelucreaza datele cu caracter personal ale clientilor/angajatilor/partenerilor, atat pentru serviciile cu numerar, cat si non-numerar, atat fizic, cat si online, cel putin pentru incheierea/executarea contractelor si pentru indeplinirea obligatiilor care decurg din legislatia aplicabila.

Toate aceste prelucrari trebuie sa fie efectuate cu respectarea principiilor de prelucrare a datelor cu caracter personal: prelucrare legala, echitabila si transparenta, scop determinat si clar, reducerea la minimum a datelor colectate, exactitatea datelor, stocarea datelor atata vreme cat sunt necesare, securitatea datelor. Spre exemplu, distinct de verificarea identitatii clientului persoana vizata pe baza CI si verificarea acestuia, nu intrevedem niciun temei legal conform legislatiei interne care sa va permita sa retineti o copie a Cartii de Identitate a clientului.

Datele de retentie sunt aferente perioadei aplicabile prevazute de lege cu privire la documentele ce contin date cu caracter personal, situatie in care casele de schimb valutar nu ar trebui sa retina datele personale dincolo de aceste perioade. In lipsa unei prevederi legale in acest sens, ar trebui stabilite, prin procedura interna,

termene de pastrare in conformitate cu prevederile legale in materie si uzantele cinstite.

Exemplu: Potrivit art. 17 din Criteriile referitoare la autorizarea si/sau inregistrarea entitatilor care desfasoara activitati de schimb valutar pe teritoriul Romaniei, inregistrarile video se realizeaza pe zile si vor fi pastrate, in conditii de securitate, cel putin 20 de zile calendaristice, cu exceptia aparitiei unui incident, situatie in care acestea se pastreaza pana la clarificarea situatiei.

De asemenea, casele de schimb valutar pastreaza documentele contabile si fiscale intocmite pentru serviciile oferite pentru unicul scop de a-si indeplini obligatiile stabilite de legislatia in domeniul contabil si fiscal, pentru perioada stabilite in respectivele regulamentari, dar si documente aferente salariatilor (plata salarii: facturi, chitante, state de plata, dosare de personal, CV-uri, Carti de Identitate etc.).

In cazuri exceptionale, atunci cand exista suspiciuni cu privire la un anumit comportament fraudulos sau situatie similara, casele de schimb valutar/birourile de schimb valutar sunt obligate sa prelucreze toate datele relevante pentru iminenta unui litigiu, precum si pe durata litigiului, pana la incetarea acestuia pe baza unei hotarari definitive, in scopul de protejare a drepturilor proprii in astfel de litigii.