Arhivare documente care atesta implementarea GDPR
Intrebare: Avand in vedere prevederile art.8 din Legea nr.16/1996, privind Arhivele Nationale, care obliga angajatorul sa completeze un Nomenclator Arhivistic al documentelor emise pe toata perioada activitatii institutiei, spuneti-mi va rog daca documentele generate de Regulamentul GDPR (acord prelucrare date personale, note informative, politici, etc.), fac obiectul arhivarii acestora dupa o perioada de timp si pentru cat timp ele se arhiveaza.
Raspuns:
La nivelul Operatorului, toate compartimentele sunt obligate sa inregistreze si sa tina evidenta tuturor documentelor intrate, a celor intocmite pentru uz intern si a celor iesite, conform procedurilor activitatilor respective.
Documentele/inregistrarile se pastreaza de catre initiatori si utilizatori la locul de munca (arhiva activa), pe durata specificata de normele legale. Dupa expirarea perioadei de pastrare operativa, sefii/responsabilii compartimentelor intocmesc propuneri pentru arhivare in arhiva Operatorului.
Anual, persoana responsabila cu indosarierea documentelor la fiecare compartiment, grupeaza documentele in unitati arhivistice potrivit problematicii s i a termenelor de pastrare stabilite in nomenclatorul arhivistic. Nomenclatorul arhivistic este intocmit de catre responsabilul cu arhiva din cadrul Operatorului, pe baza propunerilor transmise de sefii/responsabilii compartimentelor din cadrul Operatorului si este aprobat prin decizia organelor de conducere.
In fiecare dosar se introduce o pagina de garda, care se completeaza de catre persoana responsabila cu indosarierea documentelor la fiecare compartiment. Se numeroteaza fiecare pagina din dosar si totalul de pagini se inscrie pe pagina de garda. Documentele astfel grupate, se depun de catre persoana responsabila cu indosarierea acestora, in al doilea an de la constituire, la depozitul arhivei Operatorului, pe baza de inventar de documente si proces verbal de predare primire.
Evidenta tuturor intrarilor s i ies irilor de unitati arhivistice in/din depozitul arhivei se t ine de catre arhivarul Operatorului (persoana desemnata prin decizie interna cu atributii de arhivar) intr-un registru de evidenta.
Scoaterea documentelor din evidenta arhivei se face numai cu aprobarea conducerii Operatorului, in urma selectionarii sau transferului in alt depozit de arhiva.
Documentele/inregistrarile se pastreaza de catre initiatori si utilizatori la locul de munca (arhiva activa), pe durata specificata de normele legale. Dupa expirarea perioadei de pastrare operativa, sefii/responsabilii compartimentelor intocmesc propuneri pentru arhivare in arhiva Operatorului.
Anual, persoana responsabila cu indosarierea documentelor la fiecare compartiment, grupeaza documentele in unitati arhivistice potrivit problematicii s i a termenelor de pastrare stabilite in nomenclatorul arhivistic. Nomenclatorul arhivistic este intocmit de catre responsabilul cu arhiva din cadrul Operatorului, pe baza propunerilor transmise de sefii/responsabilii compartimentelor din cadrul Operatorului si este aprobat prin decizia organelor de conducere.
In fiecare dosar se introduce o pagina de garda, care se completeaza de catre persoana responsabila cu indosarierea documentelor la fiecare compartiment. Se numeroteaza fiecare pagina din dosar si totalul de pagini se inscrie pe pagina de garda. Documentele astfel grupate, se depun de catre persoana responsabila cu indosarierea acestora, in al doilea an de la constituire, la depozitul arhivei Operatorului, pe baza de inventar de documente si proces verbal de predare primire.
Evidenta tuturor intrarilor s i ies irilor de unitati arhivistice in/din depozitul arhivei se t ine de catre arhivarul Operatorului (persoana desemnata prin decizie interna cu atributii de arhivar) intr-un registru de evidenta.
Scoaterea documentelor din evidenta arhivei se face numai cu aprobarea conducerii Operatorului, in urma selectionarii sau transferului in alt depozit de arhiva.
Newsletter PortalProtectiaDatelor.ro
Ramai la curent cu toate solutiile propuse de specialisti.
Aboneaza-te ACUM la Newsletterul PortalProtectiaDatelor.ro si primesti cadou Raportul special "Munca la domiciliu - Aspecte practice privind GDPR"!
Articole similare din categoria GDPR pentru institutii publice
08Oct2024
Alegerea persoanei responsabila cu protectia datelor in institutiile publice
de Andrei Savescu
valabil la 08 Oct 2024
08Mai2024
Transmiterea datelor cu caracter personal la cererea autoritatilor
de Andrei Savescu
valabil la 08 Mai 2024
08Mai2024
Anonimizarea datelor cu caracter personal pe chitantele SelfPay
de Andrei Savescu
valabil la 08 Mai 2024
12Apr2024
Ghid pentru implementarea GDPR in cadrul Primariilor
de Colectivul de Specialisti Rentrop&Straton
valabil la 12 Apr 2024
25Mar2024
Filmarea si fotografierea intr-o institutie publica
de Andrei Savescu
valabil la 25 Mar 2024
Un produs marca