Trimiterea facturilor fiscale catre destinatari/clienti

Transmiterea facturilor emise in forma electronica se poate face prin mijloace electronice sau pe suport hartie, de natura a conserva confidentialitatea si integritatea datelor, elemente-cheie ale securitatii datelor cu caracter personal.

In ceea ce priveste transmiterea facturilor pe cale electronica, trebuie sa se aiba in vedere prevederile suplimentare din Codul fiscal, potrivit carora se pot transmite facturi prin mijloace electronice doar in anumite conditii. Astfel, utilizarea facturii electronice face obiectul acceptarii de catre destinatar. De asemenea, este necesar sa se garanteze autenticitatea sursei si integritatea continutului facturii prin semnatura electronica, schimbul electronic de date si alte modalitati de garantare a acestora.

In situatia in care pachete care contin mai multe facturi emise prin mijloace electronice sunt transmise sau puse la dispozitia aceluiasi destinatar, informatiile care sunt comune facturilor individuale pot fi mentionate o singura data, cu conditia ca acestea sa fie accesibile pentru fiecare factura.

In situatia in care facturile se transmit in forma fizica, aceasta trebuie sa se realizeze
intr-o maniera care sa respecte confidentialitatea si integritatea continutului sau (eventual intr-un plic sigilat).

ATENTIE!
Concret, un exemplu de asa nu poate fi urmatorul: pe facturile emise de o societate de utilitati publice, se inscris codul numeric personal al clientului, alaturi de nume, prenume si adresa, in conditiile in care facturile sunt comunicate clientului fara plic sigilat si fara a fi depuse in cutia postala a acestuia, ci direct la usa locuintei. Prelucrarea codului numeric personal se realizeaza in vederea recuperarii creantelor, pentru identificarea exacta a clientilor cu debite restante in situatia in care acestia isi schimba domiciliul.

Codul numeric personal al clientilor nu este inscris in contractul de furnizare a utilitatilor publice, acesta fiind introdus in sistemul informatic al operatorului, preluat din copia actului de identitate care trebuie atasata la contract, conform obligatiilor legale in materie. In ceea ce priveste inscrierea codului numeric personal pe facturi, aceasta operatiune, pentru care nu se poate face dovada existentei unei prevederi legale sau a obtinerii consimtamantului expres al persoanelor vizate, ipotetic admitem ca s-a produs din eroare si numai pentru o perioada limitata de timp, ca urmare a preluarii de catre operator a sistemului informatic de la o alta societate comerciala pe care a succedat-o in drepturi si obligatii. In ceea ce priveste neglijenta manifestata in pastrarea confidentialitatii acestui tip de corespondenta, ce poate afecta dreptul persoanelor fizice la viata privata, se poate constata ca aceasta se datoreaza modului de prestare a serviciului de distribuire si incasare a facturilor, realizat in baza unui contract incheiat cu o alta societate comerciala care indeplinea conditiile de persoana imputernicita. De asemenea, admitem ca operatorul a facut dovada instruirii persoanei imputernicite pentru depunerea facturilor in cutiile postale ale clientilor care nu sunt la domiciliu, cu precizarea ca nu ar fi posibila comunicarea facturilor in plic sigilat, deoarece ar afecta incasarea contravalorii acestora direct la domiciliul clientului.

Aceasta practica reprezinta o prelucrare nelegala a codului numeric personal al clientilor operatorului prin inscrierea acestuia pe facturile de furnizare a utilitatii publice, fara a avea consimtamantul expres al acestora si fara ca aceasta operatiune de prelucrare sa fie prevazuta de o dispozitie legala, asa cum stabileste GDPR, de natura a atrage aplicarea de sanctiunilor aferente.

Raportat la aceste aspecte, operatorul, la randul sau, trebuie sa vegheze la respectarea instructiunilor emise pentru dumneavoastra de a prelucra date cu caracter personal in numele si pe seama sa, inclusiv in operatiunile de distribuire la domiciliu a facturilor.