Temeiurile juridice ale prelucrarii datelor cu caracter personal in domeniul relatiilor de munca

Cel putin una dintre conditiile prevazute la articolul 6 din GDPR trebuie sa fie indeplinita in cazul in care datele cu caracter personal sunt prelucrate in contextul ocuparii fortei de munca. Fiecare dintre aceste conditii impune in orice caz ca prelucrarea sa fie necesara pentru realizarea obiectivului in cauza.

Cele mai relevante baze juridice pentru angajatori in cadrul GDPR sunt urmatoarele:

• salariatul si-a dat consimtamantul pentru prelucrare;
• prelucrarea este necesara pentru executarea unui contract la care salariatul este parte;
• prelucrarea este necesara pentru a lua masuri la cererea candidatului inainte de a incheia un contract; respectarea unei obligatii legale;
• prelucrarea este necesara pentru a proteja interesele vitale ale salariatului; si
• in scopul intereselor legitime ale firmei.

In practica, constatam ca multi angajatori tind sa se bazeze pe prima baza juridica mentionata mai sus pentru prelucrarea datelor, consimtamantul (art. 6 alin. 1 lit. a) din Regulament), care este de obicei obtinut cu prilejul incheierii contractului de munca.

Pentru a fi valabil, consimtamantul trebuie, printre altele, sa fie acordat in mod liber , ceea ce ridica preocupari in contextul ocuparii fortei de munca, deoarece este discutabil daca consimtamantul unui viitor salariat este acordat in mod liber pe baza dezechilibrului puterii dintre un angajator si un angajat. Grupul de lucru Articolul 29 , care este grupul reprezentativ al autoritatilor UE pentru protectia datelor, precizeaza ca un angajat este rareori in masura sa dea un consimtamant liber.

Un alt punct de retinut atunci cand se bazeaza pe consimtamant este acela ca anumite drepturi ale persoanelor vizate pot fi exercitate numai atunci cand consimtamantul este temeiul juridic, de exemplu dreptul la portabilitatea datelor si asa-numitul drept de a fi uitat .

Avand in vedere dificultatile legate de consimtamant, acum este momentul sa va ganditi daca nu cumva societatea poate invoca baze juridice alternative pentru o anumita prelucrare a datelor cu caracter personal.

Spre exemplu, adresele personale ale salariatilor colectate in scopuri de salarizare nu pot fi utilizate in continuare sau prelucrate in scop de marketing direct, fara acordul specific expres exprimat in acest sens.

Un scop compatibil cu prelucrarea in continuare a acestor date cu caracter personal ar fi calculul si includerea indemnizatiilor noi de calatorie in cuantumul salariului si orice alte aspecte necesare sau care se suprapun in mod firesc de natura si obiectul contractului individual de munca.

De exemplu, prelucrarea detaliilor unui salariat in cadrul salarizarii ar putea fi intemeiata pe baza legala a executarii unui contract cu salariatul sau indeplinirea unei obligatii legale existente in sarcina dumneavoastra. Cu toate acestea, pot exista situatii in care consimtamantul este singurul temei juridic adecvat pentru a fi invocat, asa cum am aratat mai sus.

O astfel de situatie poate aparea, de exemplu, in contextul procesarii informatiilor medicale ale unui salariat, in cazul in care o asemenea prelucrare nu este ceruta de legislatia muncii sau legislatia speciala in domeniu. In cazul in care este necesar sa obtineti consimtamantul salariatului ca temei juridic, acesta ar trebui sa fie obtinut printr-o declaratie sau alt document separat de contractul individual de munca, care nu este in mod inerent legat de acceptarea de catre salariat a locului de munca in cadrul societatii.

Enumeram mai jos cateva dintre cele mai importante reguli de obtinere si gestionare a consimtamantului:
a) Consimtamant explicit. Consimtamantul trebuie sa fie exprimat in mod explicit, intr-o maniera clara si specifica (manifestare pozitiva a consimtamantului).
Utilizarea unor metode de exprimare implicita/tacita a consimtamantului (spre exemplu, casute de acord pre-bifate) nu este o practica legala;
b) Consimtamant nelegal. Furnizarea unui serviciu solicitat de/oferit persoanei vizate nu poate fi conditionata de acordarea consimtamantului pentru prelucrare din partea respectivei persoane, intrucat astfel consimtamantul nu ar fi liber exprimat;
c) Consimtamant separat. Consimtamantul trebuie solicitat (i) in mod separat de termeni si conditii ori alte documente de informare si prezentare si (ii) in mod specific pentru fiecare scop pentru care se face prelucrare pe acest temei juridic;
d) Consimtamant documentat. Consimtamantul trebuie documentat si dovada acestuia trebuie pastrata. Ca principiu, operatorul trebuie sa poata demonstra cine a dat consimtamantul, cand, prin ce metoda si ce informatii au fost furnizate cu ocazia preluarii consimtamantului;
e) Consimtamant revocabil. Persoana vizata are dreptul de a retrage consimtamantul in orice moment (forma de manifestare a dreptului de a fi uitat ), iar operatorul trebuie sa ofere un mecanism de retragere facil si sa actioneze pentru a da eficienta retragerii in cel mai scurt timp posibil.

Acest set de reguli face ca prelucrarea pe baza de consimtamant sa ridice numeroase probleme practice. De aceea, trebuie sa raspundeti in primul rand la intrebarea daca consimtamantul este intr-adevar temeiul juridic adecvat prelucrarilor de date cu caracter personal pe care doriti sa le realizati, sau exista un alt temei juridic mai potrivit. Determinarea este cu atat mai importanta cu cat alegerea temeiului juridic este unica si, in principiu, nu poate fi schimbata ulterior inceperii prelucrarii.