Predarea facturilor fiscale

Potrivit Ordinului ministrului finantelor publice nr. 2634/2015, in cazul in care prelucrarea documentelor financiar-contabile se face de catre terti (persoane fizice sau juridice), in relatiile dintre terti si entitatile beneficiare este necesar ca, pentru efectuarea corespunzatoare a inregistrarilor in contabilitate, sa se respecte urmatoarele reguli:

• documentele justificative sa fie intocmite corect si la timp de catre entitatile beneficiare, acestea raspunzand de realitatea datelor inscrise in documentele respective;
• documentele contabile, intocmite de terti pe baza documentelor justificative, trebuie predate entitatilor beneficiare, impreuna cu documentele justificative, la termenele stabilite prin contractele sau conventiile civile incheiate, tertii raspunzand de corectitudinea prelucrarii datelor.

In mod evident, tertul la care fac referire dispozitiile mentionate, are in vedere persoana imputernicita, asa cum este definita de Regulament, respectiv, firma de contabilitate.

Regulamentul nu stabileste o perioada minima sau maxima pentru retinerea datelor cu caracter personal. In schimb, acesta stabileste faptul ca: datele cu caracter personal prelucrate in orice scop nu ar trebui sa fie stocate mai mult decat este necesar pentru atingerea scopului/scopurilor pentru care au fost colectate.

Daca ati inregistrat anumite date personale datorita existentei un raport contractual intre firma de contabilitate si client (Operator) trebuie luata in considerare necesitatea retinerii acelor date, dupa momentul ultim al existentei raportului juridic izvorat din contract. Este posibil sa nu fiti nevoit sa predati datele odata cu incheierea raportului contractual cu persoana respectiva. S-ar putea sa aveti nevoie sa pastrati unele informatii astfel incat sa puteti confirma ca acel raport/relatie a existat si ca aceasta a luat sfarsit precum si, sa fiti in masura sa furnizati alte detalii.

In unele cazuri este chiar recomandabil sa pastrati anumite date, astfel incat sa va puteti apara in viitor fata de eventuale plangeri care ar putea fi introduse impotriva dumneavoastra. In orice caz, puteti preda datele care nu sunt relevante unei asemenea plangeri. Totodata, in afara de existenta altor motive care impun in continuare sa pastrati datele, acestea din urma ar trebui predate sau distruse in momentul in care o asemenea plangere nu ar mai putea fi formulata.


De asemenea, atunci cand datele cu caracter personal sunt partajate intre organizatii, acestea ar trebui sa agreeze cum vor gestiona datele personale in momentul in care nu va mai fi necesar sa fie partajate. In unele cazuri, cel mai potrivit ar fi ca datele cu caracter personal sa fie restituite organizatiei care le-a furnizat, fara a se pastra vreo copie a lor. In alte cazuri, toate organizatiile implicate ar trebui sa stearga copiile datelor cu caracter personal.


Organizatiile implicate intr-o initiativa de schimb de date cu caracter personal ar putea fi nevoite a-si stabili propriile perioade de retinere a datelor, intrucat unele dintre ele ar putea avea motive intemeiate sa le retina pe o perioada mai indelungata decat altele. In orice caz, daca datele personale partajate ar trebui sterse, spre exemplu, pentru ca nu mai sunt relevante, atunci toate organizatiile care detin copii ale acestor date ar trebui sa le stearga.


In orice caz, contractele dintre organizatii ar trebui sa aiba prevederi clare, limpezi, in legatura cu felul in care se va proceda si modalitatile concrete de executare a clauzelor din contracte care au implicatii in privinta datelor cu caracter personal.