Listele de plata aferente cotelor de contributie

Potrivit dispozitiilor art. 25 din H.G. nr. 1.588/2007, administratorii au obligatia de a afisa lista de plata in termen de maximum 5 zile de la data primirii ultimei facturi expediate prin posta, certificata prin inscrisul de pe stampila postei sau de la data confirmarii de primire, in cazul transmiterii facturii prin curier/delegat.

Proprietarii sunt obligati sa plateasca lunar, conform listei de plata a cheltuielilor asociatiei de proprietari, in avans sau pe baza facturilor emise de furnizori, cota de contributie ce le revine la cheltuielile asociatiei de proprietari, inclusiv cele aferente fondurilor din asociatia de proprietari.

Listele de plata reprezinta asadar documentele justificative in baza carora Asociatiile de proprietari au dreptul de a primi, iar proprietarii sunt obligati sa plateasca sumele de bani datorate Asociatiei de proprietari sau tertilor furnizori de utilitati publice.

Potrivit dispozitiilor prevazute in Anexa 2 la Ordinul nr. 3.103/ 24 noiembrie 2017 privind organizarea si conducerea contabilitatii in partida simpla de catre persoanele juridice fara scop patrimonial, lista de plata serveste pentru determinarea cheltuielilor comune din fiecare luna si repartizarea lor pe proprietarii din asociatie, in vederea incasarii si reintregirii fondurilor asociatiei de proprietari. Totodata se specifica faptul ca administratia Asociatiei de proprietari are obligatia de a arhiva pe perioada legala listele de plata intocmite (5 ani).

Listele de plata pot fi intocmite potrivit modelului prevazut la Capitolul 12 din Anexa 2 la Ordinul nr. 3.103/24 noiembrie 2017. Cu toate acestea, se precizeaza in cadrul Ordinului nr. 3.103/24 noiembrie 2017 faptul ca modelul expus are un caracter orientativ si nelimitativ, orice model putand fi adoptat in Adunarea Generala de catre proprietari.

Acest aspect este valabil si pentru celelalte modele ale documentelor financiar-contabile, in acest sens fiind punctul 2 alin. (2) din Capitolul 2 al Ordinului nr. 3.103/
24 noiembrie 2017, care prevede ca:

Modelele documentelor financiar-contabile pot fi adaptate in functie de specificul si de necesitatile persoanelor juridice fara scop patrimonial Modelele documentelor financiar-contabile pot fi adaptate in functie de specificul si de necesitatile persoanelor juridice fara scop patrimonial .

Cu alte cuvinte, prelucrarea datelor cu caracter personal in momentul intocmirii listelor de plata nu isi va gasi intotdeauna temeiul in ratiunea legii, intrucat Asociatia de proprietari poate deroga de la normele legale permisive stabilite, putand adopta orice model de lista pe care o considera potrivita (care sa includa si alte date cu caracter personal; spre exemplu, numele, prenumele locatarului). Asociatia de proprietari este obligata doar la afisarea listei, fara a tine seama de format, cu toate acestea anumite date personale precum sumele de bani restante sau numarul apartamentul, vor fi prelucrate avand in vedere dispozitiile art. 6 alin. (1) lit. c) din Regulament, in lipsa acestor date neputand fi afisata lista de plata.

Urmand insa modelul prevazut in Ordinul mentionat, observam ca la momentul intocmirii listelor de plata sunt mentionate, printre altele, o serie de date cu caracter personal, precum:

• Numarul de apartament
• Numarul de persoane conform cartii din imobil
• Numarul curent de persoane
• Cheltuielile pe consumuri individuale
• Cheltuieli pe cota-parte indiviza
• Cheltuieli pe beneficiari
• Sumele achitate in avans
• Ajutoare banesti
• Penalizari
• Restante
• Salariile angajatilor
• Semnatura contabilului, Comisiei de cenzori, Presedintelui etc.

Informatiile de mai sus reprezinta date cu caracter personal intrucat conduc sau pot conduce catre identificarea unei persoane de catre o terta parte, de catre operator, chiar si in conditiile in care numele acestuia nu este afisat. In orice caz, operatorul detine o serie de date cu caracter personal despre proprietarii/locatarii imobilului. Astfel, daca o persoana acumuleaza o penalitate de 20.000 lei de-a lungul timpului, iar in urmatoarea luna, fara sa fie afisata nicio alta informatie referitoare la persoana sau numarul apartamentului, se publica existenta unui debit de 20.100 lei, proprietarul sau apartamentul in care sta proprietarul va fi putea fi usor asociat cu debitul restant pe baza acestui element de referinta.

Intrucat listele de plata sunt afisate intr-un loc vizibil al spatiilor comune din imobil, existand riscul foarte real ca acestea sa fie citite si de catre alte persoane spre exemplu, vizitatori ai imobilului, este necesar ca informatiile afisate in cadrul listei de plata sa fie atent selectionate, astfel incat sa nu existe riscul incalcarii drepturilor la protectia datelor cu caracter personal si la viata privata a unei persoane.

Recomandare:
Asociatiile de proprietari ar putea sa conceapa un model de lista de plata limitat, cu respectarea confidentialitatii, care sa vizeze in principal totalul sumei datorate de catre un apartament. Fiecarui apartament ii poate fi acordat in mod confidential un cod unic de identificare, iar lista de plata astfel intocmita sa fie afisata in incinta imobilului, pe baza unui tabel care sa contina codul de identificare al apartamentului. Separat, Asociatia de proprietari poate tine o lista detaliata nepublica, care sa poata fi consultata insa la cererea persoanei interesate si care sa motiveze/expliciteze suma totala pe care proprietarul o datoreaza.

Potrivit dispozitiilor art. 481 din Legea nr. 230/2007, Asociatia de proprietari, prin grija presedintelui asociatiei, va afisa lunar, la vedere, langa lista de plata a cheltuielilor asociatiei de proprietari, modalitatea de calcul in urma careia au rezultat sumele lunare de plata ale proprietarilor/locatarilor. Modalitatea de calcul trebuie sa contina explicit toate costurile si sumele care formeaza totalul de plata al proprietarilor, respectiv modul de calcul si de repartizare a acestor cheltuieli catre proprietari. Intrucat afisarea modalitatii de calcul atribuite fiecarui proprietar/apartament este obligatorie pentru Asociatia de proprietari, recomandam ca si aceasta lista sa faca referire la un cod atribuit in mod confidential fiecarui apartament, astfel incat informatiile sensibile precum numarul apartamentului sa ramana confidentiale fara a exista posibilitatea efectuarii unor deductii cu privire la identitatea proprietarului, nivelul de trai al acestuia s.a.m.d., de catre terte parti sau chiar de catre ceilalti locatari ai imobilului.

Intocmirea si afisarea listei de plati si a modalitatii de plata reprezinta o operatiune de prelucrare a datelor cu caracter personal in conformitate cu art. 25 din H.G. nr. 1.588/2007. Intrucat Asociatia de proprietari este obligata la efectuarea acestei operatiuni de prelucrare, temeiul legal va fi cel de la art. 6 alin. (1) lit. c) din Regulament prelucrarea este necesara in vederea indeplinirii unei obligatii legale care ii revine operatorului. Avand in vedere ca aceste liste de plata nu ar trebui sa contina date cu caracter personal special, dispozitiile art. 9 alin. (2) din Regulament nu vor fi incidente.