Intocmirea dosarului de personal - colectarea documentelor de angajare - intocmirea dosarelor de personal

In calitate de angajator aveti obligatia de a intocmi un dosar personal pentru fiecare dintre salariati, de a-l pastra in bune conditii la sediul societatii, precum si de a-l prezenta inspectorilor de munca, la solicitarea acestora.

Dosarul personal al salariatului cuprinde cel putin urmatoarele documente: actele necesare angajarii, contractul individual de munca, actele aditionale si celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea si incetarea contractelor individuale de munca, acte de studii/certificate, alte documente atasate ca urmare a procesului de recrutare s.a.m.d.

Cum afecteaza Regulamentul pastrarea inregistrarilor efectuate in contextul ocuparii unui loc de munca?

Regulamentul se aplica documentelor ce contin date cu caracter personal ale salariatilor dumneavoastra. Regulamentul nu va interzice sa colectati, sa pastrati si sa folositi inregistrari ale datelor personale ale salariatilor, ci va ajuta sa realizati un echilibru intre necesitatea dumneavoastra de a pastra aceste inregistrari si respectarea dreptului la viata privata a salariatului.

Salariatii trebuie sa fie constienti ce fel de date personale care ii privesc ati colectat si in ce scop le utilizati.

Iata cum trebuie sa procedati:

Trebuie sa obtineti consimtamantul salariatilor, in cazul in care un alt temei legal nu este incident, pentru a putea efectua prelucrari ale datelor personale ale acestora, dar asigurati-va ca acestia cunosc cum le veti folosi si daca veti dezvalui datele personale pe care aceste documente le contin.

Asigurati-va ca cei care au acces la documentele de angajare sunt constienti de faptul ca reglementarile in materia protectiei datelor se aplica si ca aceste date trebuie sa fie gestionate conform GDPR.

Verificati inregistrarile pe care le detineti despre salariatii dumneavoastra si
asigurati-va ca nu pastrati date personale irelevante, excesive sau care nu va mai sunt necesare. Stergeti datele personale care nu prezinta o nevoie reala de pastrare sau in privinta carora nu exista nicio obligatie legala in acest sens.

Fiti atent atunci cand vi se solicita sa divulgati documente ce contin date personale despre un salariat. Amintiti-va ca cei care cer informatii despre salariati pot sa nu fie cei care se pretind a fi. De asemenea, ar trebui sa aveti grija sa nu divulgati mai multe informatii decat sunt necesare.

In unele cazuri, puteti sa fiti obligat legal sa dezvaluiti date personale despre un salariat; spre exemplu, in investigatiile penale sau fiscale sau atunci cand sunt implicate/deruleaza actiuni legale fata de anumite persoane.

In alte cazuri, este posibil sa fiti pasibil de incalcarea legii daca le dezvaluiti. Dezvaluiti datele cu caracter personal, doar daca, in toate situatiile, sunteti convins ca este corect sa faceti acest lucru. Retineti faptul ca transparenta fata de salariat ar trebui sa fie prima consideratie pe care trebuie sa o luati in calcul.

Nu transmiteti o referinta confidentiala sau altele asemenea despre un salariat decat daca sunteti sigur ca salariatul ar agrea acest lucru si daca exista un temei legal in acest sens. Daca aveti dubii, intrebati salariatul implicat.

Permiteti, in mod periodic, salariatilor sa isi verifice personal propriile dosare personale. Acest lucru va permite corectarea datelor incorecte/incomplete si, implicit, actualizarea acestora, daca este necesar, astfel incat datele pe care detineti sa fie exacte.

Pastrati dosarele personale ale angajatilor in mod securizat. Pastrati documentele ce contin date cu caracter personal in format hartie sub cheie si folositi parole de protectie pentru cele in forma electronica. Asigurati-va ca doar personalul autorizat si instruit poate sa aiba acces la documentele ce contin date personale.

Atunci cand este posibil si cazul, pastrati dosarele medicale continand detalii despre bolile sau conditiile medicale ale salariatilor, separat de alte date personale mai putin sensibile, spre exemplu un simplu registru de inregistrare a absentelor. Acest lucru poate fi facut prin pastrarea dosarelor medicale intr-un fiset sigilat sau intr-un fisier electronic securizat. Ar trebui de asemenea sa aiba acces la datele privind starea de sanatate a salariatilor numai managerii/alte persoane din conducerea companiei, in cazul in care acestia au nevoie de un astfel de acces in activitatea desfasurata.

Daca colectati date cu caracter personal despre salariati pentru a administra un fond de pensii sau pentru o schema de asigurare, utilizati doar datele necesare in acest sens. Asigurati-va ca salariatii stiu ce fel de date va vor reveni inapoi la dumneavoastra, ca angajator.

Daca colectati date personale sensibile pentru a va ajuta in monitorizarea egalitatii de sanse, de exemplu, in cazul salariatilor cu dizabilitati, despre rasa sau sexualitate, utilizati datele personale numai pentru acest scop. In cazul in care aveti posibilitatea de a utiliza date personale anonimizate, aceste informatii nu vor permite ca anumiti salariati sa fie identificati.

Daca intentionati sa utilizati datele personale pe care le detineti despre salariati pentru a le utiliza in scopul transmiterii acestora informatii in scop de marketing, trebuie sa dati fiecaruia ocazia sa opteze in aces sens. Daca intentionati sa transmiteti datele lor altei organizatii in scopuri de marketing, atunci trebuie sa obtineti acordul salariatilor in prealabil (astfel, trebuie sa ii intrebati daca sunt de acord, nu sa presupuneti ca ar fi de acord, cu exceptia situatiei in care acestia refuza transmiterea datelor).

Atunci cand nu mai aveti nevoie de documente ce contin date cu caracter personal ale angajatilor si nu exista o obligatie legala in sensul pastrarii lor, asigurati-va ca acestea sunt eliminate in mod securizat, spre exemplu prin maruntire.