Informare cu privire la modul de utilizare a datelor personale ale fostilor salariati
Intrebare: Rog sprijinul dumneavoastra pentru a raspunde urmatoarei solicitari venite din partea unui fost salariat care a facut parte din conducerea companiei care doreste urmatoarele informatii: 1. furnizare acces la situatia datelor cu caracter personal prelucrate sau utilizate de companie pe durata derularii contractului de munca al salariatului; 2. informare cu privire la modul de utilizare a datelor personale ale angajatului ulterior incetarii activitatii acestuia in cadrul companiei.
Raspuns: Intr-adevar, potrivit art. 15 alin. 1 GDPR, "persoana vizata are dreptul de a obtine din partea operatorului o confirmare ca se prelucreaza sau nu date cu caracter personal care o privesc si, in caz afirmativ, acces la datele respective si la urmatoarele informatii:
a) scopurile prelucrarii;
b) categoriile de date cu caracter personal vizate;
c) destinatarii sau categoriile de destinatari carora datele cu caracter personal le-au fost sau urmeaza sa le fie divulgate, in special destinatari din tari terte sau organizatii internationale;
d) acolo unde este posibil, perioada pentru care se preconizeaza ca vor fi stocate datele cu caracter personal sau, daca acest lucru nu este posibil, criteriile utilizate pentru a stabili aceasta perioada;
e) existenta dreptului de a solicita operatorului rectificarea sau stergerea datelor cu caracter personal ori restrictionarea prelucrarii datelor cu caracter personal referitoare la persoana vizata sau a dreptului de a se opune prelucrarii;
f) dreptul de a depune o plangere in fata unei autoritati de supraveghere;
g) in cazul in care datele cu caracter personal nu sunt colectate de la persoana vizata, orice informatii disponibile privind sursa acestora;
h) existenta unui proces decizional automatizat incluzand crearea de profiluri, mentionat la articolul 22 alineatele (1) si (4), precum si, cel putin in cazurile respective, informatii pertinente privind logica utilizata si privind importanta si consecintele preconizate ale unei astfel de prelucrari pentru persoana vizata."
Informatiile solicitate de catre fostul salariat sunt pertinente, ele ar trebui sa fie clarificate de catre orice companie, intrucat sunt comune pentru toti salariatii.
Astfel, presupunem ca si compania dumneavoastra a prelucrat datele cu caracter personal ale salariatilor la fel ca alte companii.
Iata un exemplu de a abordare, pe care o puteti adapta, dezvolta si detalia potrivit necesitatilor si specificului companiei dumneavoastra:
- Stimate domnule/doamna [...]. Potrivit reglementarilor legale, datele dumneavoastra cu caracter personal din contractul individual de munca au fost prelucrate pentru executarea contractului. Dupa incetarea contractului, documentele corespunzatoare sunt arhivate potrivit legii si vor fi accesate doar cu autorizatie speciala, la solicitarea organelor abilitate sau in caz de litigiu.
- Datele cu caracter personal cuprinse in documentele semnate de catre dumneavoastra in calitate de salariat sunt cuprinse in documentele corespunzatoare, care urmeaza fiecare regimul specific de protectia a datelor cu caracter personal. Bunaoara, contractele sunt in evidentele societatii si sunt utilizate si, dupa caz, arhivate, potrivit scopului incheierii lor. Deopotriva, documentele de plata si celelalte documente cu caracter financiar-contabil sunt inregistrate, utilizate si arhivate, dupa caz, si potrivit prevederilor legale. Corespondenta este stocata in registrele de evidenta a corespondentei si se pastreaza potrivit reglementarilor legale referitoare la registrele societatii.
- Datele cu caracter personal cuprinse in documentele care privesc salariatii societatii urmeaza regimul specific acelor documente, nu beneficiaza de o prelucrare distincta speciala in ceea ce il priveste pe semnatarul salariat care a actionat in calitate de reprezentant al angajatorului.
- Documentele care consemneaza interactiunile dumneavoastra, fost salariat, cu alte entitati, organe de control, parteneri contractuali si diversi terti urmeaza fiecare regimul sau de protectie a datelor cu caracter personal, de care se bucura toti semnatarii si persoanele vizate non-semnatare.
- Nu exista un proces decizional automat bazat pe prelucrarea datelor dumneavoastra cu caracter personal.
- In cazul in care solicitarea dumneavoastra vizeaza anumite date cu caracter personal, sau anumite documente, va rugam sa ne precizati.
- In cazul in care solicitarea dumneavoastra vizeaza inventarierea tuturor documentelor care contin date cu caracter personal furnizate de catre dumneavoastra pe parcursul activitatilor desfasurate in cadrul companiei in perioada cand ati fost salariat, va rugam sa ne precizati aceasta imprejurare, pentru a putea evalua necesarul de timp care va fi alocat si costurile corespunzatoare acestei activitati.
Newsletter PortalProtectiaDatelor.ro
Ramai la curent cu toate solutiile propuse de specialisti.
Aboneaza-te ACUM la Newsletterul PortalProtectiaDatelor.ro si primesti cadou Raportul special "Munca la domiciliu - Aspecte practice privind GDPR"!
Articole similare din categoria Drepturile persoanelor
07Feb2023
Comunicarea datelor personale la cererea unei rude
de Andrei Savescu
valabil la 07 Feb 2023
14Nov2022
Model editabil declaratie consimtamant pentru utilizarea fotografiei angajatului
de Colectivul de Specialisti Rentrop&Straton
valabil la 14 Nov 2022
31Ian2022
Cadrul legislativ pentru implementarea multi-factor authenticator
de Andrei Savescu
valabil la 31 Ian 2022
27Ian2021
Prevederi referitoare la raspunderea contractuala
de Andrei Savescu
valabil la 27 Ian 2021
20Iul2020
Instiintarea persoanelor vizate despre modul de utilizare al datelor cu caracter personal
de Andrei Savescu
valabil la 20 Iul 2020
Un produs marca