Hotarari AGA. Registrul de Procese - verbale

Adunarea generala reprezinta principalul organ decizional din cadrul unei Asociatii de proprietari. Adunarea generala este alcatuita din toti proprietarii membri ai asociatiei si se convoaca, de regula, fie de catre Presedintele asociatiei de proprietari, fie de Comitetul Executiv.

Convocarea se realizeaza prin afisare la loc vizibil sau pe baza de tabel nominal convocator, cu cel putin 7 zile inainte de data stabilita, inclusiv cu privire la ordinea de zi a adunarii generale.

Convocatorul va cuprinde informatii precum ordinea de zi, numele si semnatura membrilor din conducerea Asociatiei de proprietari, tabel cu numele si/sau semnatura proprietarilor inscrisi in Asociatia de proprietari.

In ceea ce priveste datele personale ale membrilor din organele de conducere ale Asociatiei de proprietari, acestea vor fi prelucrate avand in vedere obligatiile legale si/sau contractuale la care s-au angajat.

Astfel, datele personale ale membrilor Comitetului Executiv vor fi prelucrate avand in vedere dispozitiile art. 30 alin. (1) lit. k) din Legea nr. 230/2007, acestora revenindu-le obligatia legala de a aviza documentele asociatiei de proprietari. Temeiul legal al prelucrarii datelor cu caracter personal ale membrilor Comitetului Executiv - organ al Asociatiei de proprietari este reprezentat de dispozitiile art. 6 alin. (1) lit. b) si/ c) din Regulament.

In ceea ce priveste datele personale ale presedintelui Asociatiei de proprietari, acestea vor fi prelucrate in baza acelorasi temeiuri legale, presedintele fiind obligat contractual si legal sa reprezinte Asociatia de proprietari. Precizam ca niciun temei de prelucrare a datelor personale nu are forta juridica mai puternica sau prevaleaza in raport cu altul, Operatorul revenindu-i sarcina de a identifica cel mai potrivit temei legal in functie de

fiecare operatiune/categorie de operatiune de prelucrare. De asemenea, precizam faptul ca in privinta aceleiasi activitati de prelucrare pot fi incidente, din perspective diferite, doua temeiuri de prelucrare diferite.

Potrivit dispozitiilor art. 24 din Legea nr. 230/2007, Hotararile adunarilor generale vor fi luate cu votul majoritatii membrilor asociatiei de proprietari prezenti la adunarea generala convocata. Hotararile adunarilor generale se consemneaza in registrul de procese-verbale al asociatiei de proprietari, se semneaza de catre toti membrii comitetului executiv si se comunica, in scris, tuturor proprietarilor.

Hotararile adunarilor generale pot contine date personale relative la proprietarii imobilului administrat de asociatia de proprietari. Includerea acestor informatii va fi facuta in conditiile in care va fi identificat un temei legal dintre cele reglementate la
art. 6, respectiv, art. 9 alin. (2) din Regulament (daca este cazul).

Spre exemplu:

• prelucrarea este necesara in vederea indeplinirii unei obligatii legale care ii revine operatorului sau executarea unui contract;
• prelucrarea este necesara in interesul legitim al asociatiei de proprietari;
• prelucrarea este efectuata in cadrul activitatilor lor legitime si cu garantii adecvate de catre (...) o asociatie sau orice alt organism fara scop lucrativ si cu specific politic, filozofic, religios sau sindical, cu conditia ca prelucrarea sa se refere numai la membrii sau la fostii membri ai organismului respectiv sau la persoane cu care acesta are contacte permanente in legatura cu scopurile sale si ca datele cu caracter personal sa nu fie comunicate tertilor fara consimtamantul persoanelor vizate.

In mod similar se va proceda cu Procesul-Verbal al Adunarii Generale incheiat, in situatia in care acesta ar contine date personale referitoare la persoane fizice. Consemnarea in registrul de procese-verbale nu va privi, de regula, date personale,


insa in masura in care date personale vor face obiectul consemnarii, temeiul prelucrarii datelor cu caracter personal pentru aceasta operatiune, va fi cel stabilit de art. 6
alin. (1) lit. b)/c) din Regulament. Acelasi temei se va pastra si in cazul semnarii hotararii de membrii Comitetului Executiv si comunicarii hotararii proprietarilor membri ai asociatiei.