Evidentele asociatiei de proprietari

Evidentele asociatiei de proprietari care anterior intrarii in vigoare a Legii nr. 196/2018, erau tinute in registre separate, in prezent au fost grupate, iar legea nu mai prevede obligativitatea intocmirii registrelor de catre asociatia de proprietari, decat in doua situatii: situatia intocmirii registrului unic de venituri si cheltuieli, si situatia intocmirii registrului unic de procese verbale ale asociatiei. Trebuie insa precizat ca aceste evidente nu au disparut, ci se vor regasi in aceste doua registre unice mentionate anterior.

Evidenta fondurilor speciale
Serveste ca document pentru evidenta fondurilor speciale ale asociatiei de proprietari constituite din sumele rezultate din activitati economice (inchirieri spatii comune, amplasare de reclame publicitare pe fatada, montaj antene pe terasa, utilizarea spatiilor comune de catre furnizorii de servicii TV, internet etc.). Acest document va fi intocmit de catre administratorul asociatiei de proprietari care indeplineste si functia de contabil (daca este cazul) si va fi pastrat pe o perioada de minimum 5 ani. Toate aceste fonduri au destinatia in contul unic al asociatiei de proprietari.

In cadrul evidentei sumelor speciale vor fi prelucrate date personale precum:

In cazul in care forma documentului care tine evidenta sumelor speciale este pastrata, si se prelucreaza doar datele personale referitoare la numele, prenumele tertului persoana fizica de la care se incaseaza o suma de bani alaturi de cuantumul sumelor de bani, atunci prelucrarea datelor cu caracter personal va avea ca temei legal dispozitiile art. 6 alin. (1) lit. c) din Regulament prelucrarea este necesara in vederea indeplinirii unei obligatii legale care ii revine operatorului.

Aceasta intrucat asociatia de proprietari are obligatia ca, in cazul in care in cadrul adunarii generale, proprietarii membri ai asociatiei de proprietari aproba si alte fonduri cu caracter special, precum si modul de constituire al acestora, toate aceste fonduri speciale ale asociatiei de proprietari se depun in contul asociatiei de proprietari si au evidenta separata si pentru fiecare se emite chitanta separata.

Cu toate acestea, in cazul in care sunt adaugate si alte date cu caracter personal, forma evidentei fiind modificata ca urmare a existentei unei alte obligatii legale sau ca urmare a existentei unui interes legitim al asociatiei de proprietari, temeiul prelucrarii va fi reprezentat fie de dispozitiile art. 6 alin. (1) lit. c) din Regulament - prelucrarea este necesara in vederea indeplinirii unei obligatii legale care ii revine operatorului, fie de dispozitiile art. 6 alin. (1) lit. f) din RGPD prelucrarea este necesara in scopul intereselor legitime urmarite de operator sau de o parte terta, cu exceptia cazului in care prevaleaza interesele sau drepturile si libertatile fundamentale ale persoanei vizate, care necesita protejarea datelor cu caracter personal.

Evidenta fondului de reparatii
Aceasta evidenta serveste ca document pentru evidenta fondului de reparatii al asociatiei de proprietari constituit din contributiile proprietarilor conform cotelor-parti indivize. Se intocmeste de catre administratorul asociatiei de proprietari, prin alocarea, pentru fiecare proprietar, a uneia sau mai multor pagini necesare completarii pentru un an de zile.

Comitetul executiv are sarcina de a pregati din avans si a prezenta in cadrul adunarii generale suma anuala necesara pentru constituirea sau completarea fondului de reparatii, care se alimenteaza in avans, in transe lunare egale, prevazute in lista de plata a cheltuielilor asociatiei de proprietari. Asadar platile pentru repararea si imbunatatirea proprietatii comune se vor face din fondul de reparatii, a carei previzionare este necesara in vederea acoperirii cheltuielilor de reparatie necesare in decursul unui an.
Acest registru va contine date personale precum:

Aceste date personale vor fi prelucrate avand la baza prevederile art. 6 alin. (1) lit. c) din Regulamentul UE 2016/679 prelucrarea este necesara in vederea indeplinirii unei obligatii legale care ii revine operatorului.

Cu toate acestea, in situatia in care operatorul asociatia de proprietari modifica forma documentului care tine evidenta fondului de reparatii, in sensul adaugarii unor campuri prin care se prelucreaza si alte categorii de date cu caracter personal, atunci temeiul prelucrarii poate fi reprezentat, spre exemplu, fie de dispozitiile art. 6 alin. (1) lit. c) din Regulament in conditiile in care aceste modificari vizeaza conformarea cu o alta obligatie legala prelucrarea este necesara in vederea indeplinirii unei obligatii legale care ii revine operatorului, fie de dispozitiile art. 6 alin. (1) lit. f) din RGPD prelucrarea este necesara in scopul intereselor legitime urmarite de operator sau de o parte terta, cu exceptia cazului in care prevaleaza interesele sau drepturile si libertatile fundamentale ale persoanei vizate, care necesita protejarea datelor cu caracter personal.

Evidenta fondului de penalitati

Potrivit art. 77 alin. (1) din Legea nr. 196/2018, asociatia de proprietari poate stabili un sistem propriu de penalitati pentru orice suma cu titlu de restanta, afisata pe lista de plata. Penalitatile nu vor fi mai mari de 0,2% pentru fiecare zi de intarziere si se vor aplica numai dupa o perioada de 30 de zile de la termenul scadent pentru plata, fara ca suma penalitatilor sa poata depasi suma la care s-au aplicat.

Documentul care tine evidenta fondului de penalitati va servi ca document pentru inscrierea sumelor in registrul unic de venituri si chetuieli de penalizari al asociatiei de proprietari constituit din penalizarile aplicate proprietarilor restantieri conform sistemului propriu al asociatiei de proprietari.

Asociatia de proprietari are prerogativa de a stabili sistemul propriu de penalizari al acesteia pentru restantele afisate pe lista de plata ce privesc cheltuielile asociatiei de proprietari, conform limitarilor legale.

Administratorul care indeplineste si functia de contabil (daca este cazul) va tine registrul pentru evidenta fondului de penalizari, in care vor fi cuprinse urmatoarele date cu caracter personal:

Aceste date personale vor fi prelucrate avand la baza prevederile art. 6 alin. (1) lit. c) din Regulamentul UE 2016/679 prelucrarea este necesara in vederea indeplinirii unei obligatii legale care ii revine operatorului aceea de completare si tinere a evidentei fondului de penalitati.

Cu toate acestea, in situatia in care operatorul asociatia de proprietari modifica forma documentului pentru evidenta fondului de penalizari, in sensul prelucrarii si altor categorii de date cu caracter personal, atunci temeiul prelucrarii va fi reprezentat, spre exemplu, fie de dispozitiile art. 6 alin. (1) lit. c) din Regulament in conditiile in care aceste modificari vizeaza conformarea cu o alta obligatie legala - prelucrarea este necesara in vederea indeplinirii unei obligatii legale care ii revine operatorului, fie de dispozitiile art. 6 alin. (1) lit. f) din RGPD prelucrarea este necesara in scopul intereselor legitime urmarite de operator sau de o parte terta, cu exceptia cazului in care prevaleaza interesele sau drepturile si libertatile fundamentale ale persoanei vizate, care necesita protejarea datelor cu caracter personal.

Evidenta fondului de rulment (acte aferente restituirii fondului de rulment)

In scopul asigurarii sumelor necesare pentru plati curente, asociatia de proprietari este obligata sa stabileasca cuantumul si cota de participare a proprietarilor la constituirea fondului de rulment. Fondul de rulment se stabileste astfel incat sa poata acoperi cheltuielile curente ale condominiului la nivelul unei luni calendaristice. Stabilirea cuantumului se face prin echivalare cu suma care a fost necesara pentru acoperirea cheltuielilor lunare inregistrate de asociatia de proprietari in anul anterior, la nivelul lunii cu cheltuielile cele mai mari, majorate cu rata inflatiei, iar in cazurile asociatiilor de proprietari nou-infiintate, prin aproximarea acestuia cu fondul de rulment stabilit la alte asociatii de proprietari echivalente ca marime.

Pentru incasarea fondului de rulment, casierul asociatiei de proprietari elibereaza chitanta personalizata separata. Si aceasta chitanta va cuprinde la randul ei date cu caracter personal, precum suma primita, numele si prenumele platitorului, numele prenumele si semnatura casierului etc.


Pe de-o parte, datele personale privitoare la platitor vor fi prelucrate avand in vedere dispozitiile art. 6 alin. (1) lit. c) din Regulament prelucrarea este necesara in vederea indeplinirii unei obligatii legale in sarcina operatorului, iar in ceea ce priveste datele personale referitoare la casier, ele vor fi prelucrate in baza dispozitiilor art. 6 alin. (1) lit. b) din Regulament prelucrarea este necesara pentru executarea unui contract la care persoana vizata este parte contractul de munca.

Acesta va cuprinde date personale precum:

Aceste date cu caracter personal vor fi prelucrate avand la baza prevederile art. 6 alin. (1) lit. c) din Regulamentul UE 2016/679 prelucrarea este necesara in vederea indeplinirii unei obligatii legale care ii revine operatorului aceea de completare si tinere a evidentei sumelor ce constituie fondul de rulment.

Cu toate acestea, in situatia in care operatorul asociatia de proprietari - modifica forma documentului ce tine evidenta fondului evidenta fondului de rulment, in sensul prelucrarii si a altor categorii de date cu caracter personal decat cele necesare din punct de vedere legal, atunci temeiul prelucrarii va fi reprezentat spre exemplu, fie de dispozitiile art. 6 alin. (1) lit. c) din Regulament, in conditiile in care aceste modificari vizeaza conformarea cu o alta obligatie legala - prelucrarea este necesara in vederea indeplinirii unei obligatii legale care ii revine operatorului, fie de dispozitiile art. 6 alin. (1) lit. f) din RGPD prelucrarea este necesara in scopul intereselor legitime urmarite de operator sau de o parte terta, cu exceptia cazului in care prevaleaza interesele sau drepturile si libertatile fundamentale ale persoanei vizate, care necesita protejarea datelor cu caracter personal.

Potrivit dispozitiilor art. 72 alin. (5) din legea nr. 196/2018, fondul de rulment incasat se restituie la transmiterea dreptului de proprietate, daca prin actele translative de proprietate nu se stipuleaza altfel.

Aceasta restituire va fi inscrisa in evidenta sumelor fundului de rulment, prelucrarea datelor cu caracter personal in contextul expus efectuandu-se in temeiul dispozitiilor art. 6 alin. (1) lit. c) din Regulament prelucrarea este necesara in vederea indeplinirii unei obligatii legale care ii revine operatorului.

Evidenta cererilor, solicitarilor si reclamatiilor proprietarilor

Evidenta cererilor, solicitarilor si reclamatiilor proprietarilor nu este necesara decat in anumite localitati, in baza Hotararilor Consiliului Local (spre exemplu: in Municipiul Buzau, Fagaras, Mangalia, Brasov, Craiova etc).

Acolo unde este necesara tinerea evidentei cererilor, solicitarilor si reclamatiilor proprietarilor va contine date personale precum:

In conditiile in care exista o hotarare cu caracter normativ a Consiliului local/Consiliul judetean in care asociatia de proprietari este circumscrisa, care obliga la tinerea evidentei, solicitarilor si reclamatiilor proprietarilor, atunci temeiul prelucrarii datelor personale va fi cel prevazut de dispozitiile art. 6 alin. (1) lit. c) din Regulament prelucrarea este necesara in vederea indeplinirii unei obligatii legale care ii revine operatorului.

In situatia in care nu exista o hotarare a Consiliului local sau judetean care sa oblige la tinerea evidentei, insa asociatia de proprietari in vederea unei bune gestiuni a cererilor si reclamatiilor va intocmi totusi aceasta evidenta, atunci asociatia de proprietari, in calitate de operator de date cu caracter personal, va trebui sa identifice un alt temei dintre cele prevazute la art. 6 din Regulament.

Un astfel de temei potrivit situatiei ar putea fi cel de la art. 6 alin. (1) lit. f) din Regulament - prelucrarea este necesara in scopul intereselor legitime urmarite de operator sau de o parte terta, cu exceptia cazului in care prevaleaza interesele sau drepturile si libertatile fundamentale ale persoanei vizate, care necesita protejarea datelor cu caracter personal, in special atunci cand persoana vizata este un copil.

De asemenea, daca in cuprinsul cererilor/solicitarilor/reclamatiilor sunt inserate si date cu caracter personal speciale pot fi incidente temeiurile legale de prelucrare prevazute in art. 9 alin. (2) lit. d) si f) din Regulament.