Date ce trebuie sa fie trecute pe factura conform GDPR

Situatie: Dupa modificarile legislative din 2018 si dupa intrarea in vigoare a regulamentului european privind protectia datelor personale, mai este obligatoriu ca pe factura emisa sa fie trecute datele personale (nume si prenume, CNP, serie si numar BI/CI) ale celui care intocmeste factura?

Rezolvare: Dispozitii legale cu privire la informatii continand datele de identificare ale persoanei care efectueaza livrarea bunurilor, si anume: numele si prenumele, seria si numarul actului de identitate (buletin de identitate, carte de identitate sau pasaport), codul numeric personal erau art. 3 alin. (2) din OMFP nr. 29/2003 privind aplicarea prevederilor Hotararii Guvernului nr. 831/1997 pentru aprobarea modelelor formularelor comune privind activitatea financiara si contabila si a normelor metodologice privind intocmirea si utilizarea acestora, act normativ abrogat expres prin HG nr. 105/2009. In acest conditii isi inceteaza aplicabilitatea toate actele normative intemeiate pe dispozitiile reglementarii aprobate.

In aceste conditii, singurul act normativ care reglementeaza continutul facturii este Codul fiscal. In forma aplicabila de la 1 ianuarie 2016, art. 319 alin.(20) din Codul fiscal stabileste toate informatiile cerute a fi cuprinse in factura. Fara a mai enumera informatiile cuprinse la lit. a) - r) se poate constata ca nu sunt mentionate cerinte privind identificarea persoanelor care au intocmit factura, respectiv care au primit-o.

Partile pot conveni alte mijloce care sa constate nu numai emiterea si comunicarea facturii dar mai ales realizarea livrarii sau a prestarii de servicii. In acest sens desemneaza in contract sau in alte inscrisuri incheiate persoanele anume stabilite sau/si functia celor care reprezinta societatile in cadrul operatiunilor economice astfel incat confirmarile emise de acestea sa poata fi folosite ca proba in cazul necesitatii solutionarii uni litigiu. Trebuie subliniat si faptul ca alin. (29) al aceluiasi art. 319 din Codul fiscal precizeaza ca semnarea si stampilarea facturilor nu constituie elemente obligatorii pe care trebuie sa le contina factura.

In concluzie, identificarea reprezentatilor partilor in cuprinsul facturii reprezinta elemente optionale pe care acestea convin expres sau tacit sa le furnizeze. Cu toate acestea consideram ca elementele de identificare ale persoanei fizice in calitate de reprezentant pot fi cerute si prelucrate invocand exceptia de la necesitatea consimtamantului prevazuta la art. 6 alin. (1) lit. f) din Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European si al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal.

In schimb, informatiile de identificare cum sunt cele cuprinse in codul numeric personal, facand parte din sfera categoriilor speciale de date cu caracter personal astfel cum sunt prevazute la art. 9 alin. (1) din Regulament nu vor putea fi prelucrate decat in conditiile obtinerii consimtamantului persoanei vizate si doar in masura in care se poate justifica necesitatea prelucrarii unor astfel de date in afara celor de stricta identificare a calitatii de reprezentant al uneia dintre parti.
Asadar, consideram ca datele de identificare ale persoanelor trebuie sa fie minime si sa se rezume exclusiv stabilirea calitatii de reprezentanti ai partilor.

In situatia in care beneficiarul este o persoana fizica urmeaza a fi avute in vedere prevederile exprese ale art. 319 alin. (20) lit. f) potrivit carora factura trebuie sa cuprinda numele si adresa beneficiarului bunurilor sau serviciilor, precum si codul de inregistrare in scopuri de TVA sau codul de identificare fiscala al beneficiarului, daca acesta este o persoana impozabila. In concluzie in cazul in care beneficiarul este o persoana fizica si nu este o persoana impozabila, elementele de identificare cuprinse in factura sunt numele si adresa fara a fi utilizat codul numeric personal (informatiile sunt suficiente si pentru intocmirea Declaratiei informative 394).

Avand in vedere ca inscrierea datelor cu caracter personal mentionate mai sus sunt cerute de dispozitiile legale, conform art. 6 alin. (1) lit. c) din Regulamentul (UE) 2016/679, nu va fi necesar consimtamantul persoanei vizate pentru prelucrarea acestora, fiind aplicabile celelalte dispozitii din Regulament referitoare la drepturile persoanelor fizice in cauza.