Conferinte dedicate medicilor si date prelucrate

Societatea noastra organizeaza o conferinta pe teme medicale, dedicata medicilor. Medicii se pot inscrie individual pe site-ul evenimentului, unde isi trec date cu caracter personal (nume, prenume, oras, telefon, mail, etc.) si bifeaza optiunea de acord pentru preluarea acestor date. Datele transmise sunt necesare participarii la acest eveniment. Dar sunt situatii cand firme platesc taxe pentru un grup mare de persoane si vor sa ne trimita noua, ca si companie organizatoare aceste informatii in format electronic (in fisier excel pe email), pentru a le prelucra si inscrie astfel medicii in baza de date a evenimentului. Ce precizari trebuie sa mentionam pe partea de gdpr in contractul cu firma respectiva, prin care sa ne asiguram ca avem acordul persoanelor pentru a le prelucra datele?