Acte necesare in cazul unui control

Raspuns: Intrebare 1: Intreaga activitate a operatorului ar trebui sa fie atent procedurata, cu integrare atenta in procedurile de lucru existente deja. O structura ramificata de proceduri ar fi binevenita in domeniul protectiei datelor cu caracter personal, dar suntem constienti ca asta nu se poate face decat prin corelarea cu procedurile existente deja, astfel incat noile proceduri trebuie sa fie sincronizate cu procedurile existente.

Ceea ce de buna seama ca este un proces de durata si care necesita colaborare intre toate departamentele si cu implicarea activa a responsabilului pentru protectia datelor personale (daca exista).

In cazul unui control probabil ca ar fi mai apreciate proceduri distincte cu privire la protectia datelor cu caracter personal (politica de confidentialitate, politica de schimb/transfer, politica de retinere a datelor cu caracter personal, evidenta activitatilor de prelucrare, evidente ale consimtatmantuli - daca este cazul, acorduri privind prelucrarea datelor - daca este cazul, procedura de instruire a salariatilor cu privire la protectia datelor, politica de confidentialitate website, politica de cookie-uri etc.).

Referitor la modele - cele care sunt puse la dispozitie de catre Rentrop & Straton (si nu numai), asa cum reiese din insasi denumire reprezinta modele pe care dumneavoastra aveti indatorirea de a vi le adapta in functie de activitatile de prelucrare realizate intrucat altminteri ar fi insemnat ca intreaga activitate pe care o desfasurati ar fi fost deja supusa unor audituri efectuate de catre Rentrop & Straton...

Evidenta activitatilor de prelucrare reprezinta un document esential, una dintre dovezile de conformare atunci cand ANSPDCP vine in control, avand la baza o serie de actiuni cu preponderent caracter practic. Evidenta activitatilor de prelucrare trebuie actualizata ori de cate ori intervin schimbari in privinta informatiilor inserate in cuprinsul ei.

Retineti faptul ca ANSPDCP poate solicita inspre verificare orice aspect al activitatii dumneavoastra ce presupune prelucrari de date cu caracter personal, atat a celor fizice, cat si a celor derulate in mediul online. Astfel, selectia documentelor necesar a fi prezentate spre control difera in functie de activitatile concrete pe care le desfasurati si ar trebui sa fie atent analizata (de exemplu, dovezile de obtinere a consimtamantului nu vor fi solicitate in cazul in care nu efectuati prelucrari ale datelor cu caracter personal avand ca temei legal consimtamantul etc.).